Hvordan vælger jeg den bedste kontor -telefonsvarer?

Sammenligning af kontorets besvarelsesmaskiner og valg af den rigtige kan bevise en udfordring, da der er meget at overveje.For eksempel kan du sammenligne maskiner baseret på antallet af meddelelser, de kan optage, såvel som den tilladte længde til optagelser.Du kan også sammenligne dem baseret på, om du kan betjene dem eksternt og de eksterne funktioner, de inkluderer.Antallet af tilgængelige postkasser og den lethed, som du kan administrere dine meddelelser, kan også indgå meget i din beslutning.

Antallet af meddelelser, som en telefonsvarer kan have, vil sandsynligvis være en god del, når du prøver at vælge den bedste kontor -telefonsvarer.Dette skyldes, at ubesvarede meddelelser kan oversættes til utilfredse kunder, mistede salg og ubesvarede muligheder.Som sådan kan du gøre det godt at vælge en maskine, der kan indeholde adskillige meddelelser på én gang og giver dig mulighed for at beslutte den minimale og maksimale meddelelseslængde, den registrerer.På denne måde, hvis du har brug for dine kunder til at efterlade en detaljeret besked, kan du vælge en passende meddelelseslængde og gøre det mindre sandsynligt, at de bliver afskåret halvvejs igennem.

Evnen til at administrere beskeder eksternt kan også være en vigtig overvejelse, når du handler efter en kontor -telefonsvarer.For eksempel kan du have mulighed for at ringe ind og gennemgå meddelelser, selvom du er langt væk fra den fysiske maskine.Dette kan komme godt med, når du har brug for at hente beskeder efter normal åbningstid, eller mens du rejser.Det kan også vise sig at være gavnligt, hvis du ikke kan komme ind på dit forretningssted for dagen og vil ændre den optagelse, som dine opkaldere hører.

Hvis der er mere end en person, der vil modtage beskeder på kontorets telefonsvarer, kan du overveje muligheder, der giver mere end en voicemail -boks.Med denne type maskine kan du registrere en udgående meddelelse, der beder opkaldere om at trykke på et specifikt nummer for at efterlade en besked til den person, han prøver at nå.Derudover foretrækker du måske en maskine, der giver dig mulighed for at oprette en anden udgående meddelelse for hver opkalder også.

Den proces, du bliver nødt til at gennemgå for at gemme og slette meddelelser, kan også påvirke din beslutning, når du prøver at vælge det bedste kontortelefonsvarer.For eksempel foretrækker du muligvis en maskine, der giver dig mulighed for at slette eller gemme nogle af dine telefonsvarerbeskeder uden at få dit valg til at påvirke enhver telefonsvarer i din indbakke.Du foretrækker muligvis også en maskine, der giver dig mulighed for at springe over meddelelser, du allerede har hørt, når du spiller dem tilbage.På denne måde behøver du ikke at gennemgå en lang række optagelser for at komme tilbage til den vigtige opkald.