Hvad er videnstyringssoftware?

Videnstyringssoftware er et værktøj eller et sæt værktøjer, der bruges til elektronisk at indsamle, organisere, dele og gennemgå forretningsoplysninger blandt forskellige brugere.Begrebet videnstyring (KM) udviklede sig i 1990'erne, da virksomheder kæmpede med effektive måder at styre og hente forretningsoplysninger på.Enterprise Content Management Systems blev udviklet sammen med specifik vidensstyringssoftware til at lette indsamling og distribution af viden.I øjeblikket er der hundreder af forskellige KM -softwareværktøjer, der hver er designet til en bestemt type forretning.

Forskellige grupper såsom kundeservice, informationsteknologi (IT), detailhandel, videnskab, teknik, regering og uddannelse kan have brug for specialiseret videnstyringSoftware.For eksempel administrerer nogle KM -software oplysninger om klienter eller kunder for at forbedre salg og kundesupport.En anden type kan indsamle information om medarbejderfærdigheder, talenter, uddannelse og erhvervsuddannelse, for at udnytte ekspertise, der måske er gået upåagtet hen i fortiden.Nogle værktøjer administrerer arbejdsstrøm, leverer træning eller standardiserer processer gennem trin-for-trin-instruktioner eller manualer.

Videnstyring begynder med processen med at indsamle tilgængelige oplysninger.Papirdokumenter, e -mails, .pdf eller tekstbehandlingsfiler, tegninger eller grafik, webindhold, håndskrevne dokumenter, mikrofilm eller mikrofiche og digitale filer er alle mulige input.En viden om emneeksperter kan også skrives ned og føjes til videnbasen.Specialværktøjer kan konvertere forskellige informationsindgange til et standardformat og forbedre kvaliteten af den resulterende dokumentation.Det resulterende vidensæt gemmes normalt i en kraftfuld database.

Når information er indsamlet, bruges andre videnstyringssoftwareværktøjer til at administrere informationen.Dokumenter og filer kan knyttes, indekseres og kategoriseres, så de let scannes og får adgang til ved hentningsværktøjer.Nogle oplysninger har muligvis brug for versionskontrol, så brugere er sikker på kun at bruge de mest ajourførte oplysninger, mens tidligere versioner arkiveres.KM -værktøjer giver flere brugere mulighed for at samarbejde om at oprette information og styre en gennemgangs- og godkendelsesproces.Andre funktioner kan omfatte adgangskontrol, arkiv- og hentningskapaciteter og konvertering til forskellige outputtyper.

Der er mange forretningsfordele ved at bruge videnstyringssoftware.Det reducerer behovet for virksomheder at håndtere og opbevare store mængder papir eller poster i forskellige formater med forskellige lagringskrav.Oplysninger kan hentes hurtigere fra en bredere række kilder og kan deles og kontrolleres lettere.KM -værktøjer giver brugerne mulighed for at indsamle information om informationen, såsom målinger, produktivitet, tilbagevendende eller almindelige problemer og opdeling af arbejdsstrøm.Af disse grunde vokser videnstyringssoftware fortsat med at vokse i popularitet, kompleksitet og praktisk anvendelse.