Hvad er en købsanvendelsesordre?

Generelt er en købsanvendelsesordre en formular, der anmoder om en vare, der skal købes.Disse ordrer bruges ofte af større virksomheder og organisationer til at styre køb og omkostninger.En central behandlingsafdeling, ofte kaldet en indkøbsafdeling, evaluerer normalt ordrene og bestemmer, hvor de skal købe dem fra.Når dette er bestemt, konverteres købsrekvisitionsordren generelt til en indkøbsordre til at anskaffe de emner, der er anmodet fra en leverandør.

Købsrekvisitionsordrer kommer ofte som papirformer eller online -dokumenter.I begge tilfælde kræver formularerne de samme typer oplysninger, såsom Requestor's navn og afdeling, eventuelle relevante kontonumre, delnumre og beskrivelser af de ønskede varer, og eventuelle foreslåede leverandører til at købe produkterne fra.Hvis det er online, kan formularerne indsendes elektronisk via software til speciel rekvisition, eller de skal muligvis udskrives og videresendes som traditionelle papirformer.

Typisk begynder købsprocessen på individuelt eller afdelingsniveau.For eksempel, hvis en medarbejder har brug for en ny bærbar computer, kan han eller hun være forpligtet til at indsende en købsanvendelsesordre for det.I tilfælde af individuelle ordrer som denne skal formularen ofte først godkendes af en manager eller en afdelingsleder, inden den sendes til en centraliseret indkøbsafdeling for yderligere evaluering.

Når en købsordre ankommer til en indkøbsafdeling, er detEvalueres ofte for at se, om varen virkelig er nødvendig, og om der er penge tildelt det.Hvis disse betingelser er opfyldt, bestemmer købsafdelingen generelt, hvor man skal købe varen fra ved hjælp af en liste over betroede leverandører.I tilfælde af dyre køb kan de søge bud fra flere leverandører for at finde de mest konkurrencedygtige udtryk.Der kan gives præference til enhver leverandør, der er citeret på rekvisitionsformular, skønt nogle indkøbsafdelinger har myndighed til at tage den endelige sourcing -beslutning baseret på hvad der er bedst for organisationen.Når de endelige detaljer er godkendt, udstedes en indkøbsordre generelt for at gennemføre transaktionen med den valgte leverandør.

På egen hånd har en købsanvendelsesordre ofte ingen officiel købekraft.Det er normalt den endelige indkøbsordre, der udgør en kontrakt mellem virksomheden og sælgeren.Nogle organisationer kan dog bruge købsanvendelsesordrer om hverandre med indkøbsordrer.I disse tilfælde kan købsrekvisitionsordren bruges direkte med sælgeren som en kontrakt om at købe en bestemt vare uden nogen sekundær indkøbsordre krævet.