Hvad er en lockbox?

En af de banktjenester, som virksomheder i alle størrelser kan finde nyttige, er en Lockbox -service.I det væsentlige er en lockbox simpelthen en postkontor, som din bank opretter for din virksomhed, og som banken vil kontrollere.Du får udstedt en overførelse til at adressere, der giver dine kunder mulighed for at sende betaling for alle fakturaer, der er udstedt af din organisation direkte til lockbox.Til gengæld åbner din bank al korrespondance, deponerer kontrollerne på dine konti og giver dig elektronisk adgang, der giver dig mulighed for at se daglig aktivitet.Kort sagt, din bank bliver det middel, hvorved du indsamler tilgodehavender og deponerer dem i din drift, lønningsliste eller anden udpeget virksomhedskonto.

Der er flere fordele ved at sikre en lockbox til din virksomhed.En af de vigtigste er sikkerhed.Generelt er lockboxes beskyttet ud over de sædvanlige sikkerhedsforanstaltninger, der er forbundet med at have en postkontor.Når en betaling når din lockbox, handler chancerne for, at den falder i de forkerte hænder, næsten nul.Dette kan give både dig og din kundebase en følelse af komfort.

For det andet kan Lockbox -proceduren gøre det meget lettere for dig at sende betalinger i dit regnskabssystem.Mange banker er i stand til at give detaljer om de deponerede betalinger, der inkluderer billeder af kontrollerne og alle andre dokumenter, der følger med checken.Ofte kan en daglig batch af kvitteringer downloades som en PDF og bruges til manuel adgang til dit system.Denne metode sparer dit regnskabsteam fra at skulle åbne mail og sortere kontrollerne, inden du indtaster dataene.Det eliminerer også at skulle udarbejde et bankindskud.

Du kan dog muligvis spare endnu mere tid, afhængigt af den type regnskabssoftware, du bruger.Mange banker kan give en afgrænset rapport, der kan importeres direkte til nogle regnskabssoftwaresystemer.Hvis du er heldig nok til at have kompatibel software, kan opgaven med at indsende betalinger tage et par øjeblikke, selvom listen over betalinger når ind i hundrederne.

En tredje fordel for Lockbox -systemet er, at du har en backup -historie omdine tilgodehavender.Hvis der sker noget større med dit software -regnskabssystem, og du mister en del eller alle data, kan historiske rapporter om Lockbox -aktivitet hjælpe dig med at begynde processen med genopbygning.Dette betyder, at du hurtigt kan bringe dine kundekonti opdateret, samt begynde at rekonstruere din indkomst og udgiftsrapportering måned for måned.

Mens en Lockbox ikke udfører nogen funktion, som dit regnskabsteam ikke kunne gøre for dig, gør fordelene ved tidsparet, backup -informationskilde og forbedret sikkerhed et lockbox -system til en meget attraktiv mulighed.Kontakt din bank i dag og se, hvad de har at tilbyde i vejen for et Lockbox -program.