Hvad gør en udgiftsadministrator?

En udgiftsadministrator verificerer udgiftsrapporterne for en virksomhed, der foretager betalinger til passende personer eller virksomheder ved verifikation og håndtering af misbrug af midler.Han sikrer, at alle regninger er nødvendige og nøjagtige, hvilket forhindrer ublu eller uautoriseret udgifter og indtægtstab.Det er også hans ansvar at føre detaljerede poster, både elektroniske og ikke-elektroniske, af kvitteringer og betalinger.

Hvert selskab har specifikke politikker og formularer, der kræves til betaling og refusion.Da nye medarbejdere eller tjenesteudbydere ikke altid kender disse politikker og formularer, forklarer eller leverer udgiftsadministratoren dem.Han besvarer også eventuelle forespørgsler om politikker og former efter behov, såsom om en bestemt udgift kvalificerer sig til refusion af selskaber.

Af skatte- og juridiske årsager indsamler udgiftsadministratorer fakturaer og kvitteringer ved hjælp af dokumentationen for at sikre, at det beløb, der skal betales, er berettiget og nøjagtigt.Udgiftsadministration er tæt knyttet til lønningsbehandling og udføres ofte af den samme person, så mange administratorer verificerer tidskort.De indsamler også andre data, der er nødvendige for korrekt betaling, såsom bankrutenumre eller adresser.

Når udgiftsadministratoren har verificeret en udgift er legitim, skal han føre en rekord for udgiften.Ofte betyder dette at lave kopier og sætte dem i en virksomhedsfil, men det involverer også at indtaste udgifterne i et edb -system og kode enhver udgift for at sikre korrekt budgetfordeling og skattebehandling.

Udgiftsstyring er en kompleks proces, og fejl kan og kan ogforekommer.For eksempel kan en medarbejder muligvis udfylde en udgiftsrapport forkert, eller administratoren kan muligvis ved et uheld godkende en betaling til den forkerte konto.Når disse fejl sker, skal administratoren lokalisere kilden eller årsagen til fejlen, underrette de berørte og tage skridt til at afhjælpe problemet.

Virksomhedens ideal er, at alle medarbejdere behandler virksomhedsmidler og ejendomme med respekt, men i virkeligheden nogleMedarbejdere forsøger at få en virksomhed til at dække udgifter, der ikke er selskabets ansvar eller er højere end nødvendigt.Når en administrator finder ud af, at nogen har gjort dette, tager han passende skridt i henhold til virksomhedens politik, såsom at udsende en verbal advarsel eller indsende bevis for misbrug til højere embedsmænd.Dette gør ikke altid administratoren populær blandt ansatte, men det er kritisk for administratoren at håndhæve virksomhedspolitikker, hvis ledelsen skal beholde en aura af autoritet.

Nogle gange når en udgiftsadministrator indtager en ny position, eller når virksomhedens omstændigheder ændres, ændres hanSer måder, hvorpå det nuværende system for administrationsvirksomhedsfonde ikke er så effektivt, som det måtte være.Som en type manager skal administratoren identificere områder, der kan bruge forbedring og brainstorm om måder at ændre udgiftsstrategien eller værktøjer på.Virksomheder kræver muligvis, at han forelægger formelle forslag til ændringer og præsenterer sine ideer til aktionærer eller bestyrelsesmedlemmer.

Hos nogle virksomheder er forsikringsspørgsmål også inden for udgiftsadministratorerne.For eksempel skal de muligvis arrangere betalinger for forsikringskøretøjer, da forsikringsudbydere skal betales for tjenester, der ligner enhver anden leverandør.I disse tilfælde samarbejder administratoren med forsikringsselskaberne og eventuelle tredjepart.