Hvordan bliver jeg sekretær/receptionist?

Kravene til at blive sekretær/receptionist varierer, stort set på grund af den type virksomhed, hvor stillingen findes.De fleste virksomheder kræver et minimum af uddannelse med lidt eller ingen uddannelse.På grund af de opgaver, der er forbundet med denne holdning, kunne andre virksomheder imidlertid kræve et vist uddannelsesniveau.Stadig andre kan forvente, at du har en bacheloruddannelse og et par års arbejdserfaring.

Typisk er en sekretær/receptionist ansvarlig for administrative supportopgaver i et selskab.Sekretæropgaver kan medføre ansvarsansvar.Du kan støtte en manager for en afdeling eller yde generel kontorstøtte til hele virksomheden.

Der er flere opgaver, der ofte er forbundet med at opfylde den receptionistiske rolle.En primær pligt er telefonopkald og routingopkald til den relevante afdeling.Hilsen klienter og gæster i venteområdet er en anden pligt, der ofte er forbundet med at være receptionist.

Andre opgaver kan være nødvendige, afhængigt af de funktioner, der understøtter kontoraktiviteter.Inden for nogle virksomheder skal du muligvis forberede mail til leveringstjenester.Derudover kan du også distribuere indgående mail til virksomhedens personale.

For at opfylde bliver sekretær/receptionist, har du brug for en række viden, færdigheder og evner.De fleste virksomheder forventer, at du har en omfattende forståelse af kontorprocedurer.Da en primær pligt i denne position er at besvare telefonen, er det generelt en ekstra fordel at have behagelige verbale færdigheder.En evne til at betjene kontorudstyr er også ønskeligt for de fleste virksomheder.

Et par tekniske skoler tilbyder forretnings- og kontoradministrationskurser for at hjælpe dig med at udvikle de nødvendige færdigheder til at blive sekretær/receptionist.Typiske kurser kan omfatte uddannelse i brugen af tekstbehandling og regnearkapplikationer.Skrivning af forretningskorrespondance og kontoretikette er yderligere kurser, der tilbydes på de fleste skoler.

Derudover foretrækker nogle virksomheder at ansætte en person med en bacheloruddannelse.At få en virksomhed eller en relateret grad fra en fireårig akademisk institution kan hjælpe dig med at opfylde dette krav.Denne type grad kan også forberede dig til en forfremmelse i virksomheden.

Udover den formelle uddannelse, der er nødvendig for at blive sekretær/receptionist, har du muligvis også brug for tid til at lære de standard driftsprocedurer for et selskab.Generelt vil du modtage uddannelse i branchespecifikke procedurer, der påvirker variationen i dine opgaver efter at have været ansat.For eksempel kan arbejde for en medicinsk facilitet involvere planlægning af patientkontorbesøg.Inden patienten ankommer, kan kontorprocedurer omfatte bekræftelse af sundhedsforsikring og oprettelse af en medicinsk fil.