Hvad er projektinitieringsdokumentet?

Et projektinitieringsdokument (PID), eller projektskort, bruges i projektstyring til at fremhæve projektets tilgangsplan.Specifikke sektioner af en PID varierer mellem organisationer og projektmetodologi.Generelt dækker de hver især nogle nøgleoplysninger, der beskriver projektet, herunder definitionen, sagen, leverancer, begrænsninger, risiko, medlemmer, kommunikationsplan, projekttolerance og underskrifter.

Projektdefinitionen er et centralt afsnit i dokumentationen.Det vil beskrive projektets mål, mål og ønskede resultater, hvordan hver enkelt måles, og omfanget af arbejde, der skal afsluttes.Projektinitieringsdokumentet skal helt klart angive de funktioner, der skal inkluderes og udelukkes.

En forretningssag er vigtig for projektet.Dette afsnit skal afklare den værdi, som projektet forventes at levere til organisationen til gengæld for omkostningerne.Hvis et projekt ikke kan give tilstrækkelige fordele til at retfærdiggøre dets udgift og kræfter, vil det sandsynligvis ikke blive finansieret.

Projektleverancer skal dokumenteres.Leverancer kan omfatte programkode eller andre produkter og tjenester, der er resultatet af projektet.De kan også omfatte andre dokumenter, såsom forretningskrav, testplaner og træningsmanualer.

PID skal angive eventuelle begrænsninger, som projektet står overfor.Begrænsninger er eksterne faktorer, der kan påvirke projektet, men er uden for projektlederens kontrol.Antagelser, såsom en tredjepartssoftwareudvikler, der leverer kode, skal også dokumenteres.

Alle projekter har risici.Projektlederen skal identificere de risici, der dokumenterer dem ved hjælp af et risikoregister eller log.Risici skal overvåges og forhindres eller afbødes, når det er muligt.Projektlederen skal udvikle planer om at styre dem, der ikke kan forhindres.

En liste over personale og en tidslinje er også nøglekomponenter i et projektinitieringsdokument.Roller og ansvar bør opføres med hvert projektmedlem.Afsnittet om projektplanlægning giver en oversigt over tidslinjen for levering af kritiske arbejde.

En organisation kan omfatte en kommunikationsplan i en PID.Denne plan kan omfatte forskellige møder, der skal afholdes med teammedlemmer.Det kan også dokumentere forventet kommunikation til udøvende ledelse og til slutbrugere, der kan blive påvirket af projektet.

Mange organisationer opretter projekttolerancer.Tolerancerne vedrører den faktiske mængde arbejde og udgifter, der er afholdt af projektet mod planen.Et projekt, der ikke fungerer inden for den tilladte varians af dets planlagte tidsramme og budgettet, kan være genstand for yderligere styring af styring.Disse oplysninger kan også være inkluderet i projektinitieringsdokumentet.

De fleste PID'er har et område til underskrifter.Ledere og ledere skal normalt underskrive dokumentet.Deres underskrift indikerer, at de vil støtte projektet gennem finansiering eller afsætter medarbejdere til at arbejde på det.