Hvad er dematerialisering?
Også kendt som Demat, dematerialisering er en proces, der bevæger sig væk fra brugen af fysisk dokumentation for at opretholde økonomiske poster.I stedet bruger dematerialisering brug af elektroniske registreringsopbevaringsværktøjer for at holde styr på alle typer økonomiske transaktioner.Udvalget af dokumenter, der effektivt kan administreres med softwareapplikationer, inkluderer næsten alt fra grundlæggende regnskabsregistre til aktiecertifikater.
En af de største fordele ved denne tilgang til elektronisk bogføring er, at behovet for fysisk at gemme kopier af balance og andre regnskabsdokumenter ikke længere findes.Takket være scanningsteknologi er det endda muligt at lave elektroniske kopier af supportdokumenterne, der giver referencer til linjeposter i de elektroniske regnskabsregistre.Alt kan nemt huse på en harddisk eller server.For at beskytte mod tab eller korruption kan backup-filer let fremstilles og gemmes off-site.
Sammen med grundlæggende regnskabsregistre gør dematerialisering også det muligt at fjerne behovet for fysiske aktiecertifikater.De elektroniske kopier af lagrene kan arkiveres for let hentning.I tilfælde af at aktionæren hurtigt har brug for kopier af aktierne, kan de fås og transmitteres ved hjælp af elektroniske metoder, såsom e -mail eller en beskyttet FTP -transmission.
Dematerialisering gør det også muligt for autoriserede personer at arbejde med de samme dokumenter på samme tid.Med fysiske bogføringsmetoder er det ofte vanskeligt for to personer at arbejde på bøgerne på én gang.Når regnskabsprocessen er helt elektronisk, kan flere mennesker udføre forskellige funktioner på samme tid.Det er muligt for et team at oprette nye fakturaer, efterbetalinger modtaget for tidligere fakturaer og udarbejde en lang række rapporter på samme tid.
Der er ingen tvivl om, at processen med dematerialisering kan gavne brugerne på flere måder.Registreringsopbevaring kræver meget mindre plads, kan let fås adgang til let fra fjerntliggende steder og giver flere brugere adgang til de regnskabsmæssige bøger samtidigt.I øjeblikket er der gebyrbaserede såvel som gratis softwarepakker for regnskab og finansiel rekord, der kan hjælpe enhver virksomhed eller organisation med at opnå en fuld status for dematerialisering med lethed.I tilfælde af regnskabssoftware er der også online produkter, der giver et individ eller et firma mulighed for at etablere et sæt virtuelle bøger.Sikkert indlæst på serverne til produktet, autoriserede personer kan få adgang til og arbejde med posterne fra ethvert sted med en aktiv internetforbindelse.