Hvad er et elektronisk kontor?

Også kendt som et e-kontor, et elektronisk kontor er et udtryk, der henviser til ethvert kontormiljø, der gør betydelig brug af computerteknologi til at fungere.Udtrykket blev først myntet i midten af det 20. århundrede og begyndte at komme i almindelig brug i løbet af tiåret af 1980'erne, da flere kontormiljøer udleverede manuelle metoder og begyndte at stole mere på en kombination af desktopcomputere, mainframes og servereAt styre et antal jobrelaterede opgaver.I dag sidestilles et elektronisk kontor mere almindeligt med det virtuelle kontor, der involverer brugen af trådløs teknologi for at give folk mulighed for at arbejde fra næsten overalt med den rigtige type bærbar computer eller notesbog og en pålidelig trådløs forbindelse.

En af de primære fordele ved et elektronisk kontor er evnen til at stole mindre på papirkopier til at styre forskellige forretningsopgaver.For eksempel ville en regnskabs- eller faktureringsfaglig professionel være i stand til at reducere brugen af traditionelle papirkopi -regnskabsbøger markant ved at bruge regnskabssoftware til at fakturere ordrer, oprette fakturaer og endda sende betalinger modtaget på udestående fakturaer.På samme måde kan en sælger drage fordel af brugen af et elektronisk kontor ved at bruge en salgsdatabase i stedet for at vedligeholde papirfiler på hvert udsigt og kunde.Selv mange gejstlige opgaver, såsom at skrive breve eller forberede præsentationer, kan nu udføres elektronisk, hvilket yderligere reducerer papirforbruget, mens det også gør det lettere at holde data organiseret og let at hente.

sammen med at reducere forbruget af papir, der er forbundet med udførelse af forskellige opgaver,Et elektronisk kontormiljø giver også et højere sikkerhedsniveau.Brugere kan adgangskode til at beskytte forskellige dokumenter, begrænse adgangen til databaser med adgangskoder og endda låse adgang til filer, der er placeret i en vis fjerndatalagringsløsning ved at kryptere adgangen på en eller anden måde.Selvom det ikke er idiotsikkert, betragtes dette niveau af sikkerhed normalt som en forbedring i forhold til brugen af låste arkiveringsskabe, pengeskabe og hvælvinger, der ofte blev anvendt inden fremkomsten af skrivebordet. Mens det elektroniske kontor ikke har elimineret brugen af papir i et forretningsmiljø, reducerer ansvarlig brug af softwareprogrammer og virksomhedsnetværk i høj grad behovet for at opretholde papirkopdokumenter.Da dokumenterne kan udskrives, når og efter behov, er den plads, der kræves for at oprette et elektronisk kontor, markant mindre, en fordel, der er særlig vigtig, når pladsen er på en præmie.I nogle brancher har brug af det virtuelle kontor gjort det muligt at give medarbejderne mulighed for at arbejde eksternt snarere end på et centralt sted, en fordel, der i høj grad kan reducere driftsomkostningerne.