Hvad er en administrativ værdi?

Administrativ værdi er vurderingen af vigtigheden af en forretningsrekord for daglige drift.Registreringer, der anses for at have administrativ værdi, opbevares eller bruges regelmæssigt til at drive forretning.Denne kategorisering af forretningsregistreringer driver en selskabsopbevaringspolitik for selskab og kan have juridiske konsekvenser under forskellige omstændigheder, såsom som svar på en opdagelsesanmodning under retssager eller i henhold til en skattemæssig revision.

Forretningsregistre er livsnerven for driften.Papirsporet med transaktioner er den måde, en virksomhed opfylder sine regeringsforpligtelser til at bevise overholdelse af loven.Virksomheder er forpligtet til at dokumentere salg for at underbygge betaling af indkomstskatter samt registreringer af medarbejdernes status for at bevise arbejdsberettigelse og for at underbygge arbejdstid.Politikker og procedurer er typisk forpligtet til papir, der skaber en historisk registrering af ændringen i politikker over tid.

Disse krav sammen med interne behov og industristandarder betyder, at hver rekord, en virksomhed producerer, skal vurderes for sin administrative værdi.Et firma bestemmer, om posten er noget, der skal eller skal opbevares i en bestemt tidsperiode, eller om det kan ødelægges uden konsekvenser.Større virksomheder vil typisk etablere en dokumentopbevaringspolitik, der hjælper medarbejderne med at bestemme værdien af dokumenter, så de slags forretningsregistre, der er tilbageholdt, er ensartede i hele virksomheden.Værdien er ikke mindre vigtig i et lille fast miljø.Utilstrækkelig registrering af registrering kan sætte ethvert firma ud af drift.For eksempel giver et firma, der indgår kontrakter om tjenester, typisk klienten med ret til at revidere sine registreringer af kontoaktivitet.Hvis der ikke opbevares passende administrative poster, kan klienten sagsøge for en afkast af betalinger, der er foretaget.I et detailsalgsmiljø kunne det vellykkede forsvar af en retssag og efterårssag afhænge af de skriftlige politikker og procedurer, som medarbejderne modtog som en del af deres oprindelige jobuddannelse.

Administrativ værdi spiller også en rolle i en offentlig kontekst for tilsyn og historiskformål.Offentligheden har typisk en interesse i den daglige drift af regeringsembedsmænd og kontorer, og nogle lande har love, der giver offentligheden ret til at få adgang til regeringsregistre, såsom frihedsinformationsloven i USA.En vurdering af den administrative værdi bestemmer ofte, hvilke poster der skal opbevares, og hvad der kan makuleres, mens loven overholder loven.Uden denne vægt på værdien af visse forretningsdokumenter ville meget af transaktionshistorien for virksomheder, agenturer og organisationer gå tabt.