Hvad er en kundeserviceplan?

Kundeserviceplaner er de politikker og procedurer, der er indført for at etablere, vedligeholde og forbedre forholdet mellem en virksomhed og dets kunder.Der er flere nøglekomponenter forbundet med enhver form for kundeserviceplan.De faktiske strategier, der bruges til at implementere disse komponenter, varierer imidlertid baseret på faktorer som kommunikationsmåden med kunder, arten af det leverede gode eller den tjeneste og virksomhedskulturen i selve virksomheden.

For at oprette en funktionel kundeserviceplan er der flere centrale trin, som både små og store virksomheder skal adressere.Den første har at gøre med korrekt forståelse af arten af de kunder, der vil blive tiltrukket af, hvad virksomheden har at tilbyde.Dette betyder at udvikle en grundlæggende kundeprofil, der hjælper med at definere vigtige egenskaber, som alle kunder vil dele.En grundlæggende model kan omfatte detaljer om placering, uddannelsesniveau, køn eller alder eller andre faktorer, der betragtes som en del af virksomhedens gennemsnitlige kunde.

Efter at have produceret denne grundlæggende kundemodel kan virksomheden fortsætte med at identificere, hvad gennemsnitlige kunder har brug for med hensyn til ydeevne af produkter, interaktion med supportpersonale inden for virksomheden og endda faktorer som pris og holdbarhed.At forstå data af denne type kan hjælpe med at oprette en kundeserviceplan, der sikrer, at klienten kan få hjælp, når han eller hun har brug for dem.Dataene gør det også muligt at udtænke måder for kunden at have adgang til dækning i tilfælde af, at en enhed ikke fungerer korrekt, og at god eller service er overkommelig nok til at holde kunden tilbage regelmæssigt.

Med alle de data, der er relateret til behovene og ønskeren for kunden på plads, er det derefter muligt at begynde at udarbejde interne politikker og procedurer, der styrer kundeserviceplanen.Dette inkluderer uddannelse af klientplejepersonale, der bestemmer, hvilke tidspunkter om dagen og natten, som kunderne kan kontakte dette personale, og de former for kontakt, der er tilgængelige for både realtid og off-peak assistance.For eksempel kan en virksomheds kundeserviceplan opfordre til implementering af et kundeserviceteam, der er tilgængeligt i normal arbejdstid mandag til fredag, og er tilgængelig via online chat eller e -mail resten af tiden.

Sammen med at etablere teamets form og funktion søger en effektiv kundeserviceplan også at uddanne både supportpersonale og kunderne selv.At uddanne kundeservicerepræsentanter i, hvordan man håndterer forskellige typer kundeproblemer og situationer, er vigtig, hvis du vil opretholde et forhold til hver kunde.På samme tid er proaktivt at tage sig tid til at uddanne kunder til, hvad de kan forvente af produkterne, hvordan man administrerer grundlæggende fejlfinding på egen hånd, og hvordan man får hjælp, når de har brug for det, er ekstremt vigtigt at opbygge en solid forbindelse med dine klienter.

Husk, at der ikke er sådan noget som en perfekt kundeserviceplan.Hvad der fungerer meget godt i dag, kan være upassende flere år senere.Dette betyder, at dine kundeservicepolitikker og -procedurer skal gennemgås regelmæssigt for at sikre, at de mødes og muligvis overskrider kundens forventninger.Undladelse af at gøre det vil gøre det meget lettere for dine klienter at henvende sig til andre leverandører eller leverandører, der udviser mere interesse for at tjene og vedligeholde deres forretning.