Hvad er de bedste tip til konferenceplanlægning?

Planlægning af en forretningskonference er ikke noget, der sker natten over.Der er spillesteder at booke, sponsorer til at samle og højttalere til at engagere sig.Der er også små detaljer, såsom hvor deltagere vil bo, mens de er i byen, hvilke måltider leveres, og en verden af andre spørgsmål, der skal behandles, hvis konferencen skal være en succes.Hvis du er ved at deltage i opgaven med at konferenceplanlægning, er her nogle ting at huske på.

Først skal du aldrig antage, at du selv kan håndtere alle detaljer.Faktisk er det meget sandsynligt, at du ikke vil være i stand til at lave en komplet liste over alt, hvad der skal arrangeres uden nogen hjælp.Af denne grund skal din første opgave som konferenceplanlægger være at samle et planlægningsudvalg.Normalt er en gruppe på fem til seks personer tilstrækkelig til at sammensætte en årlig konference overalt mellem hundrede til fem hundrede deltagere.Udvalget som helhed er meget mere tilbøjelig til at dække alle baser og gøre det muligt at tackle hvert nøgleaspekt af samlingen i god tid.

Sammen med at sammensætte dit udvalg er det ekstremt vigtigt at begynde at forberede sig så hurtigt som muligt.Det betyder virkelig ikke noget, om forretningskonferencen er otte måneder væk.Eksperter i konferenceplanlægning begynder ofte at arbejde på en kommende begivenhed ti til elleve måneder i forvejen.Som en fordel har du mere tid til at sammenligne priser på forskellige konferencesteder, undersøge og forhandle om bedre hotelpriser for deltagere og har også mere tid til at finde de rigtige talere til begivenheden.

Sørg for, at hvert medlem af udvalget har specifikke opgaver at udføre.Hver opgave skal prioriteres og have en leveringsdato etableret.Konferenceplanlægning involverer ofte arrangering af opgaver i en logisk sekvens, så de handlinger, der skal udføres, før andre genstande adresseres, bliver afsluttet til tiden.Med hvert medlem af det udvalg, der er ansvarlig for et specifikt sæt af varer, der skal gennemføres inden det næste møde, er der mindre chance for at blive overvældet med opgaver som datoer for begivenhedsmetoden.

Få altid forpligtelser skriftligt.Du ønsker skriftlig verifikation fra hotellet, at dine deltagere får en bestemt daglig sats, mens du deltager i begivenheden.Få også dokumenterede og detaljerede oplysninger om, hvad hotellet vil give i vejen for konferencelokaler og forsamlingshaller til taler, middage og klasser, der tilbydes under konferencen.Det samme gælder for alle specielle luft- eller jernbanepriser, du sikrer for deltagere.Ikke kun vil dette give dig ro i sindet, det gør det også meget lettere at gennemgå de fremskridt, der er gjort på hvert af planlægningsudvalgsmøderne og opretholde et nøjagtigt billede af, hvad der skal gøres.

Giv udstillere til begivenheden detaljerede instruktioner og retningslinjer på forhånd.Forbered en simpel skema, der angiver, hvor hver udstillingsbås kan indstilles på en konference eller udstillingshall, sammen med oplysninger om, hvor man skal sende båsematerialet på forhånd, og hvor de skal hente dem den dag, de ankommer for at oprette udstillingen.Dette vil redde alle, herunder konferenceplanlægningsudvalget, en masse hovedpine på tærsklen til begivenheden.

Et sidste tip med konferenceplanlægning er at forvente det uventede.Uanset hvor grundigt dit udvalg planlægger begivenheden, vil der altid være en slags hik.En højttaler bliver syg og er nødt til at gå ud, eller hotellet vil ved et uheld overbook et af banketværelserne.Træk på den kollektive oplevelse af dit udvalg for at identificere nogle af de mest almindelige problemer i sidste øjeblik, der kan opstå, og beslutte på forhånd, hvordan man håndterer dem effektivt.

Når konferenceplanlægningen udføres effektivt, er det relativt let for en organisation at være vært for en konference og lige så let for interesserede parter at deltage i en konference.Dit mål er virkelig twofold i naturen.Du ønsker, at strømmen af konferencen skal være så selv som muligt.På samme tid vil du også sikre dig, at eventuelle uforudsete problemer hurtigt og effektivt kan løses.Ved at planlægge forude, delegere opgaver til et dygtigt udvalg og behandle handlinger på en logisk måde, er du sikker på at holde konferenceplanlægningsprocessen håndterbar og i sidste ende meget succesrig.