Hvad er de bedste tip til opbevaring af forretningsregistre?

Virksomheder store og små står ofte over for udfordringen med at opretholde et organiseret forretningsopbevaringssystem.Generelt holdes forretningsdokumenter op til de fastsatte lokale eller regionale tidsbegrænsninger.At kende kravene til, hvad man skal holde, og hvor længe betragtes som afgørende for at have et passende poster -system.

Størrelsen på virksomheden bestemmer normalt dybden af et forretningsregistreringsopbevaringssystem.Nogle af de forretningsdokumenter, der opbevares, inkluderer skattearkivering og personalefiler.Finansielle poster, der generelt opretholdes af en virksomhed, er driftsudgifter, kapitalkøb, salgskvitteringer og ejendomsaktiver.

En virksomhed skal verificere kravene til opbevaring af forretningsregistret, der gælder i den jurisdiktion, der regulerer virksomhedens branche.Kravene i USA for skattemæssige relaterede forretningsregistreringer er, at forretningsdokumenter opbevares i mindst tre år.Nogle indtægtskrav kan muligvis kræve at føre økonomiske poster, selv efter den anbefalede tid er udløbet.

Personaleoptegnelser bevares normalt i mindst fire år.Disse og andre poster opbevares på et sikkert sted, især dem, der indeholder private oplysninger om tidligere og nuværende medarbejdere.Komplette poster over, hvornår lønningsafgifter blev indgivet og betalt opretholdes typisk.

I de fleste tilfælde opbevares økonomiske poster i mindst syv år.Udsagn fra finansielle institutioner, lagerlister og årlige indkomstopgørelser er nogle af de typer dokumenter, der kan inkluderes.At holde gode økonomiske poster kunne minimere en virksomheds eksponering for juridiske spørgsmål.

Virksomheder kan også opleve, at det er fordelagtigt at have et rensningssystem til at slippe af med gamle eller irrelevante forretningsdokumenter.En politik for et forretningsregistreringsopbevaringssystem kan hjælpe med at strømline processen og sikre, at alle ansatte følger den samme praksis.Dette er generelt en løbende del af processen til at opretholde tilstrækkelige forretningsregistre.

Det er normalt en god ide at have tilstrækkelig lagerplads, hvis forretningsdokumenter opbevares på stedet.Det er også en almen praksis at holde en elektronisk fil med forretningsregistre.På den måde er relevante dokumenter stadig tilgængelige, og virksomheden kan undgå en nedlukning, hvis en brand eller anden katastrofe ødelægger papirforretningsdokumenter.

De fleste virksomheder kan muligvis vælge at bruge et Records Storage Management Company.Dette har potentialet til at frigøre organisationens tid til at fokusere på forretningsrelaterede spørgsmål snarere end styring af forretningsregistret fastholdelse.Eventuelle mulige bekymringer med outsourcing af forretningsregistretopbevaringssystemet kan reduceres.Et velrenommeret firma vil generelt skitsere sine sikkerhedsfunktioner og praksis for at opretholde forretningsdokumenter.