Hvordan vælger jeg det bedste indkøbsordre -system?

Et indkøbsordre -system er rækkefølgen af trin, som en person skal gennemgå for at anmode om erhvervelse af varer og tjenester til virksomhedsbrug.Disse systemer giver en revisionsspor til at spore bevægelsen af virksomhedens økonomiske ressourcer.Flere systemer findes i forretningsmiljøet for systemerne.De fleste af dem fokuserer på et selskabs regnskab og interne dokumentsystem.Valg af det bedste indkøbsordre -system kræver i betragtning af en række faktorer, der vedrører en virksomheds forretningssystemer.

Virksomhedsejere og ledere skal beslutte, om de vil bruge et manual eller automatiseret indkøbsordre -system.Manuelle systemer inkluderer ofte brugen af en papirnotatbog, der indeholder sekventielt nummererede indkøbsordrer.En medarbejder udfylder formularen, som typisk kræver leverandør, pris, mængde, beskrivelse og regnskabskode, inden den indsender den til godkendelse.Disse dokumenter inkluderer normalt en kulstofkopi, der opbevares.Et automatiseret system fungerer på lignende måde, undtagen medarbejdere vil bruge virksomhedens forretnings- eller regnskabssoftware og udfylde et elektronisk indkøbsordre -dokument.

Antallet af indkøbsordrer, som et firma vil generere gennem dets normale operationer, vil spille en stor rolle, når man vælger en indkøbsordresystem.Brug af et manuelt system kan blive kedelig og resultere i tabt dokument, hvilket får medarbejderne til at genskabe indkøbsordren.Derudover skal virksomheder typisk gemme disse dokumenter i flere år, afhængigt af gældende føderale eller statslige love.Et automatiseret indkøbsordre -system kan lindre nogle af disse problemer, selvom læring og brug af den edb -version kan tage mere træning.

Andre faktorer, der skal overvejes, når du vælger et indkøbsordresystem, er antallet af ansatte, der bruger indkøbsordrer og placeringen af selskabetsIndkøbskontor.At give flere ansatte adgang til og oprette indkøbsordrer kan kræve, at virksomheder har flere papirdokumenter til rådighed eller flere brugernavne for at få adgang til indkøbsordremodulet.Store organisationer vil ofte have en indkøbsafdeling eller indkøbsleder til at håndtere indkøbsordren, når de afgiver ordrer.At have flere personer, der vender i indkøbsordrer, kan skabe et overløb af information i indkøbsafdelingen.Virksomheder kan være nødt til at begrænse adgangen i indkøbsordre -systemet for at undgå dette problem.

Virksomheder skal også overveje, hvordan indkøbsordrer flyder ind i regnskabsafdelingen.Personer i regnskabsafdelingen skal være i stand til let at få adgang til systemet for at gennemgå indkøbsordrer, inden de betaler regninger.Revisorer har også brug for adgang til at bestemme, hvordan informationen strømmer gennem virksomheden.Manglende evne til at spore indkøbsordren gennem hvert trin i systemet kan resultere i ændringer i det dokument, der vil gå på kompromis med en betydelig del af virksomhedens kontante styringsproces.