Hvordan vælger jeg det bedste lønningssystem?

Det er lidt mere kompliceret at vælge det rigtige lønningssystem til din virksomhed, end mange mennesker er klar over.Afhængig af hvor din virksomhed er baseret, er der et behov for at overholde specifikke statslige regler, der vedrører registrering af registrering, samt styring af beregningen af lønninger og tilbageholdelse af skatter på en måde, der er i overensstemmelse med disse regler.Der er også andre funktioner, som du kan synes at være nyttige med dit lønsystem og niveauet for service og support, det giver til dine medarbejdere.

Størrelsen på din virksomhed er ofte en nøglefaktor, når det kommer til at vælge det bedste lønningssystem.I dag er der open source -softwarepakker, der er designet specifikt til brug af mindre virksomheder, med nogle af disse pakker inklusive grundlønningssoftware.Pakker som disse er ideelle til nogen, der kun beskæftiger et par mennesker, og har brug for grundlæggende hjælp til at beregne grundløn, overarbejde og følge med personlige, syge og feriedage med relativ lethed.De fleste af disse open source -pakker kan også interface med indtægtsbureauer på nationalt og statligt niveau, hvilket gør det let at følge med eventuelle skatteændringer, der påvirker tilbageholdelse eller beregning af forretningsskatter.

I situationer, hvor et lønningsstyringssystem skal give mere end det grundlæggende, er det en god ide at bestemme, hvilke yderligere funktioner der ville være nyttige.For eksempel kan du have et lønningssystem, der har evnen til at udskrive lønningskontrol eller muligvis endda administrere indstillingen Direct Deposit, hvis du tilbyder denne service til dine medarbejdere.En anden fordel ved et mere avanceret system er muligheden for automatisk at forberede indtægtsformularer på månedlig basis, der kan udskrives og sendes til statslige og nationale indtægtsagenturer.Et lønningssystem af denne type kan minimere antallet af timer, der er nødvendige for at styre disse funktioner, hvilket gør det muligt at aflede disse ressourcer til andre aspekter af virksomheden.

Uanset om det er grundlæggende eller et mere omfattende lønsystem, er der et par kerneaspekter, der altid skal overvejes.Et af disse aspekter er sikkerhed.Systemet skal komme med protokoller, der gør det muligt at begrænse adgangen til lønningsdata.Nogle systemer tager det, der er kendt som en cafeteria -tilgang, idet hver autoriseret bruger får specifikke adgangsrettigheder til særlig information indeholdt i lønningsdatabasen, men ikke til andre typer data, der findes i systemet.Sammen med den daglige sikkerhed vil de bedste lønningssystemløsninger også have datagendannelsesmuligheder til rådighed, som kan komme godt med i tilfælde af en katastrofe eller korruption til hoveddatabasen.

De bedste muligheder for lønningssystemer vil også være noget fleksible, idet tilføjelse af medarbejdere eller omarrangering af eksisterende medarbejdere til nye afdelingsgrupper let styres.Hvis et givet system sandsynligvis vil blive vokset ud om et år eller to, er det sandsynligvis ikke din tid eller penge værd.Gå med noget, du kan bruge på lang sigt, selvom din virksomhed vokser med spring og grænser.

Husk, at du altid kan vælge at outsource lønningslisten, hvilket eliminerer behovet for at opretholde et lønningssystem i huset.Hvis dette er en levedygtig mulighed, skal du sørge for, at tjenesten forbereder alle de nødvendige formularer, opdaterer rutinemæssigt sine formler for at afspejle de nuværende beskatning og tilbageholdelse af love og er i stand til at give dig adgang til dine lønningsregistre, når du har brug for dem.I dag er der mange partnere, der leverer denne type service til priser, som endnu mindre virksomheder finder attraktive.